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執行[傳真]選項下的[電話簿]功能，會出現電話簿的對話盒：[電話簿設定]區域的目的是將您所有的傳真對象名單加以分類﹐在執行"傳給電話簿裡的名單"選項功能時﹐可將文件或行銷傳單一次傳給該群組中所有的人。例如公司行號﹐在"名稱"欄位中可設為 "客戶名單"﹑"廠商名單"等;若是個人的話﹐則可分成"大學同學"﹑ "高中同學"﹑"同事"﹑"親戚"等。
"名稱"欄位的預設名稱為"ALL"，在"ALL"群組中存放著所有群組的名單。[說明]欄位，您可以詳細註明此群組的功用及目的。
現在您可以在[名稱]中輸入新的群組名稱﹐按[新增]按鈕後會建立新的群組。之後﹐右方會出現[新增]﹑[更新]﹑[刪除]三個按鈕﹐您可以視個人的需要來維護群組資料。

電話簿群組內"名單"的維護：
在[電話簿內容設定]區域中，您可以依照需要選擇下面的按鈕來維護您各別群組中的傳真名單資料﹐功能鍵功用說明如下：

按鈕	說明
新增	在"姓名"欄中輸入資料後﹐按[新增]按鈕即可新增一筆傳真對象的名單。
更新	先移動游標至您要更新的記錄上﹐您就可以更改名單的內容﹐更改完畢後按[更新]按鈕貯存。
刪除	先指定單筆或用滑鼠拖曳來選擇多筆名單﹐按[刪除]按鈕即可名單資料刪除。
清除	只清除螢幕上所顯示的記錄內容﹐不會刪除資料庫內的名單資料。
電話簿建立	此功能有二種功用﹐第一種可將部份的名單建立成一個新的電話簿群組;第二種是讀取外部的電話簿資料庫。

電話簿建立[1]﹕將部份的名單建立成一個新的電話簿群組
此功能目的是提供使用者將電話簿群組中的部份名單分離出來﹐組成另一新的群組名稱﹐方便日後傳真時使用"傳給電話簿裡的名單"選項的功能。在這個對話盒裡，有上下兩個部份的記錄顯示區域。"上半部區域"是顯示您目前所選取的"電話簿名稱"下的所有名單;"下半部區域"是顯示要存成另一電話簿群組的部份名單。電話簿能鍵的說明如下﹕

按鈕	說明
結束	結束目前的作業並且離開此對話盒。
增加	將在上半部區域裡所選定的名單移到下半部區域裡，作為要建立新電話簿群組的名單。
全加	將上半部區域裡所有的名單全部移到下半部區域裡，作為要建立新電話簿群組的名單。
刪除	將下半部區域裡所選定的人員名單刪除。
全刪	將下半部區域裡的名單全部刪除。
讀取資料檔	讀取外部"*.DBF"資料庫檔案﹐將之轉入傳訊威龍的電話簿中。
存電話簿	將下半部區域的所有人員名單貯存成另一個新的電話簿群組。

將部份名單建立成一個新的電話簿群組的操作步驟如下﹕

執行[電話簿]對話盒中的[電話簿建立]選項功能。
選擇"電話簿名稱"﹐在上半部區域中即會顯示該電話簿群組中的所有名單。
用游標選取要組成另一電話簿群組的名單﹐按[增加]或[全加]按鈕後﹐在下半部區域中即會顯示您所選取的記錄。
按[存電話簿]按鈕會出現[另存新的電話簿]的對話盒﹐輸入"電話簿名稱"及"說明"後按[確定]按鈕就完成了建立新的電話簿群組的程序。

讀取外部的電話簿資料庫

此功能提供使用者將舊有的電話簿資料庫轉入傳訊威龍中﹐方便您能順利將舊有的系統淘汰換新﹐輕鬆地將舊的電話簿資料庫轉成本系統可讀取的資料格式。

電話簿建立[2]﹕讀取外部資料檔步驟如下﹕

本系統接受轉入的檔案格式為"*.DBF"﹐如FoxPro﹑dBaseIII/IV等存成的資料庫格式。
若是Excel或Access等其它軟體的檔案格式﹐建議您先在Excel或其它軟體中先以"另存新檔"的方式﹐在對話盒下方的"檔案類型"項目選擇"DBF4(dBASEIV)"或是"DBF3(dBASEIII)"的格式才能轉檔。
接下來﹐您可以開始做轉檔的工作﹐在電話簿對話盒的最下方按[電話簿建立]按鈕﹐會出現[讀取資料庫]的對話盒。
在[欄位指定]區域中"姓名"﹑"公司"﹑"傳真"﹑"電話"﹑"說明"欄位對應至您舊的資料庫欄位代號﹐至少要指定"姓名"﹑"公司"﹑"傳真"三個欄位才能執行。在[資訊]區域中會顯示您的外部資料檔存在的"資料庫筆數"﹑"本地國家碼"﹑"本地區域碼"等資訊。若您要轉成不同的國家碼和區域碼則應在[設定/傳送設定]選項中來設定﹐請參考傳送設定章節。
設定"欲讀取的資料庫範圍"欄位﹐即指定您要讀取的資料筆數範圍﹐後[確定]按鈕後會開始執行轉檔的作業﹐並且將讀出的記錄顯示在[電話簿建立]對話盒的下半部區域內。
輸入資料內容確定無誤後﹐按[存電話簿]按鈕﹐出現[另存新的電話簿]的對話盒﹐輸入"電話簿名稱"及"說明"後按[確定]按鈕即完成了讀取資料庫的程序。

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