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傳真方式
"傳訊威龍/傳真"使用環境下，提供多種的傳真方式﹐讓您更有彈性､更簡易､更有效率的傳送文件。而且本系統可在其它應用軟體如PowerPoint､Word､Excel等環境下編輯文件及傳真﹐提升您文件內容及行銷傳單的品質。尤其是常有大量傳真需求的用戶﹐往後可以快速且簡易的使用傳真功能﹐不僅可以節省人力﹐且在透過Internet傳真可節省大筆的長途傳真費用。以下簡略說明傳訊威龍所提供的六項傳真方式﹕
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傳送方式
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說明
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利用模擬傳真機畫面上的數字按鈕撥號方式來傳送。 |
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提供文件編輯的工具﹐編輯完畢後輸入傳真號碼即可傳送。 |
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透過傳訊威龍提供的傳送指令，以批次方式處理傳真郵件，達到多封多址的傳送目的。 |
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開啟檔案夾﹐選擇要傳送的電話簿名單､或是選取"傳給電話簿裡的名單"選項﹐即可達到多址的傳送目的。 |
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在MS-Word､Powerpoint､Project､Excel､Access､WordPad､NotePad等視窗環境上的應用軟體﹐透過"檔案/列印"選項中選擇"III
Internet ModemFax"的傳真驅動程式﹐即可將文件傳送出去。 |
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在MS-Word中執行"工具/合併列印"的功能﹐將文件和傳真接收端的資料庫準備好後﹐利用"合併傳真"的功能﹐將不同的文件傳送給不同的人。 |
利用上述的任一項傳真方法傳送出去後﹐即會出現[傳送接收狀態監視工具]的對話盒﹐此對話盒會顯示信件的傳送情形﹐包括寄件及傳真伺服器的位址､郵件的檔案大小､傳送的結果。若您在對話盒中選擇"顯示網路回應訊息"的選項﹐則此對話盒會顯示有關網路的實際傳送的詳細狀況。若郵件伺服主機的電子郵箱位址設定錯誤﹐則會出現"郵件伺服主機不正確或未設定"的錯誤等訊息﹐您可根據系統所顯示的訊息指示﹐來修正所[設定/網路設定]的內容。
擬人化傳送
此功能提供更具親和性的模擬傳真機的傳真操作方式﹐只要開啟"檔案夾"指定您要傳送文件的檔案﹐如同將文件放在傳真機的送紙匣上﹐直接在數字按鈕上撥號﹐即可將文件內容傳送出去﹐和您在使用操作一部傳真機的作法相同。
擬人化傳送操作步驟如下 ﹕
- 在[檔案夾]選項裡執行[建立新檔案夾]功能﹐會出現下列對話盒﹐指定您要傳送文件的檔案名稱﹐按[增加>>]按鈕即可將檔案選取至[檔案夾裡的檔案]區域內;按[<<刪除]按鈕可取消所選定的檔案。
- 按下[確定]按鈕，便建立您的檔案夾﹐您可以[瀏覽]按鈕來瀏覽檔案的文件內容或按[編輯]按鈕重新選取要傳真的檔案。
- 接下來就可以在模擬傳真機的數字鍵上直接按數字鍵或是直接輸入傳真號碼。
- 輸入完傳真號碼後﹐按下[傳真]按鈕便將檔案夾的內容傳送出去。
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簡速傳送
此功能提供基本簡易的文件編輯功能，在編輯完文件內容後﹐只要輸入接收端的傳真號碼即可以將您所編輯的文件內容傳真出去。以下是簡速傳真功能鍵的說明﹕
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按鈕
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說明
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開啟舊檔
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開啟一個已經存在的文字或影像檔案。 |
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存檔
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將建好文件內容存檔。 |
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另存新檔
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將修改過後的文字檔存成另一個的檔名。 |
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復原
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將在文字編輯區域裡的前次修改過的內容復原。 |
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複製
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將文字編輯區域裡所選取之區域複製起來。 |
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剪下
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將文字編輯區域裡所選取之區域剪下。 |
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貼上
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將您在文字編輯區域裡複製之區域貼於目前游標所在的位置。 |
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清除
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清除在編輯區域裡的內容。 |
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加封面圖形
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只要在"加封面圖形"前註記"X"，則您傳送出去的文件便會加上封面。封面的設定請參考[設定/傳送設定]的說明。 |
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急件
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傳真文件的傳送優先等級分別為"急件"､"一般件"､"離峰件"。 |
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傳真
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將文字編輯區域裡的內容傳送出去。在傳真之前，必須先輸入"接收人姓名"，"公司名稱"與"
傳真號碼"的資料。 |
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結束
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關閉簡速傳真功能﹐回到"傳訊威龍/傳真"的視窗。若文字編輯區域的內容有更動過，會出現存檔對話盒﹐詢問您是否要將編輯過的文件存檔。 |
簡速傳送操作步驟如下﹕
- 於[傳真]選項中執行[簡速傳送]功能。
- 執行後出現簡速傳送對話盒.您現在可以在文字編輯區域裡編輯您要傳真的文件內容。
- 或者您也可以按下[開啟舊檔]按鈕讀取一個已經存在的文字檔案。選定要傳真的檔案後按下[確定]按鈕就會將檔案內容顯示於[傳真內容]的文字編輯區域中。
- 在簡速傳送對話盒中，分別在"接收人姓名"、"公司名稱"與"傳真號碼"三個欄位上鍵入接收端的傳真資訊。
- 在傳真時可設定是否要[加封面圖形]及[急件]的選項功能。
- 按下[傳真]按鈕即可將文件內容傳真出去。
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批次傳送
此功能提供多封多址的傳送功能，您可以一次指定不同的檔案傳送給不同的人。在傳訊威龍/傳真的[傳真]選項執行[批次傳送]功能，就會出現此對話盒：您可參考"\Welong\Sample.bfx"預設的傳真批次檔案﹐此批次傳送的副檔名為.BFX﹐以下說明命令(command)的功用並提供二個範例來說明﹕
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格式
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格式
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說明
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dial
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[ ]
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設定接收端的傳真號碼。 |
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[name]
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[ ]
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選項：接收人姓名。 |
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[company]
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[ ]
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選項：接收人姓名。 |
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[mode]
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[ ]
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選項：解析度(fine/nomal)。 |
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[cover]
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[ ]
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選項：是否要有封面(yes/no)。 |
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[date]
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[ // ]
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選項：日期(月/日/年)﹐若沒有設定則會以當日系統時間為準。 |
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[time]
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[ :: ]
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選項：時間(時：分：秒)﹐若沒有設定則會立即傳送。 |
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send
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設定傳送檔案之路徑及檔名。 |
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end
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此通傳真結束 |
[例1]
您可利用批次傳真傳"客戶服務卡"給慧訊科技公司﹐其命令編輯如下：
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dial
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3771525 |
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name
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客戶服務處 |
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company
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慧訊科技 |
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mode
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fine |
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cover
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yes |
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date
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02/28/90 |
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time
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13:20:30 |
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send
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C：\Welong\register.txt |
[例2] 您可利用批次檔案傳真不同檔案給不同接收人，舉例如下：
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dial
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3771525 |
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send
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C：\Welong\register.txt |
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end
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dial
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3457748 |
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comapny
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慧訊科技 |
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date
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02/25/90 |
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send
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C：\Windows\setup.bmp |
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end
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編輯完批次傳送命令後﹐按[傳真]按鈕即可將文件傳真出去。
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電話簿傳真
此功能提供單封多址的傳送目的﹐此對話盒整合電話簿功能﹐讓您可以設定"傳給電話簿裡的名單"､"使用封面"､"傳真件速別"等選項。
電話簿傳真選項功能說明如下﹕
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選項
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說明
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傳給電話簿
裡的名單
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此選項功能可將電話簿群組中的所有的名單傳送出去﹐達到單封多址的傳送目的。 |
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使用封面
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將[設定/傳送設定]選項中所設定的傳送人資訊及封面圖形一併和文件內容傳送出去。 |
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傳真件速別
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設定文件的傳真處理速度是採急件､一般件､伺服器離峰時間等來傳送。 |
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傳真頁數設定
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設定該封信件要傳送的頁數範圍﹐目前預設值只能為"全部"。 |
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電話簿維護
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此項功能可將目前"電話簿傳真"的對話盒切換至"電話簿"﹐方便您在執行電話簿傳真時能立即使用"電話簿建立"的功能來新增要傳送名單的群組﹐並且使用"傳給電話簿裡的名單"選項將文件傳至您所新增群組內的所有名單人員。 |
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傳真設定
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將"電話簿"對話盒切換至"電話簿傳真"。 |
電話簿傳真操作步驟如下﹕
- 先選擇[檔案夾/建立新的檔案夾]的選項﹐準備一份要傳送的檔案夾內容。
- 在[傳真]選項執行[傳真]功能，就會出現"電話簿傳真"對話盒﹐您可以在[電話簿設定]區域中指定您要傳送的電話簿群群組。
- 若是要指定要傳送給群組中所有的名單﹐則在[傳真設定]區域中指定"傳給電話簿裡的名單"的選項;若是要傳送是群組中的一筆名單﹐可用滑鼠點選您要傳送的記錄即可。
- 選定完名單後﹐可視您需要來"使用封面"､"傳真件速別"等選項。
- 上述步驟設定完後﹐按[傳真]按鈕將您的檔案夾文件傳送給您所指定旳傳送名單。
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在其它應用軟體上傳真
一般使用者通常很習慣自己的文書編輯視窗軟體的作業環境﹐如PowerPoint､Word､Excel､PaintBrush､Write､NotePad､Project等軟體﹐而且目前的文書排版及繪圖等其它軟體的功能皆相當齊備。有鑑於此﹐傳訊威龍提供您不需改變目前的作業環境﹐亦可順利的執行傳真功能。
以MS-PowerPoint軟體來說明﹐其操作步驟如下﹕
- 先執行PowerPoint軟體。
- 在PowerPoint編輯區域上準備一份要傳真的文件。
- 執行[檔案/列印]選項﹐將 在[印表機]區域中的"名稱"欄位選取"III
Internet ModemFax"傳真驅動程式後按[確定]按鈕。
- 接下來會出現"電話簿傳真"的對話盒﹐選定您要傳送人員名單後按[傳真]按鈕即可將文件傳送出去。
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合併傳真
啟動"合併傳真"前必須先執行MS-Word的"合併列印"功能﹐準備好您要傳真的文件﹐再執行"合併傳真"的功能﹐將您編輯文件內所設定的欄位對應至傳訊威龍的傳真格式﹐即可達到此項功能的目的。以下分別說明"合併列印"及"合併傳真"的操作步驟﹐若您已熟悉Word的合併列印功能﹐那麼可直接進入"合併傳真"的說明。
"合併列印"功能操作步驟如下﹕
- 先啟動MS-Word軟體﹐執行[工具/合併列印]的選項﹐會出現[合併列印]的對話盒。(由於"合併列印"功能為Microsoft的產品﹐所以在此僅做簡略的操作說明﹐若您需要更詳細的資料﹐請參考Word的使用手冊。)
- 按照合併列印對話盒中所顯示的步驟來操作﹐先執行[1.主文件]的[建立]選項﹐本例選擇"套印信件"項目﹐在出現下列對話盒後﹐按[使用中視窗]按鈕您可在目前所開啟的文件檔案中編輯文件﹐或者按[新主文件]按鈕﹐另外開啟新的文件檔案來編輯。
- 接下來按[編輯/套印信件]按鈕﹐即可開始編輯您的文件內容。
- 下圖為本例的文件內容﹐在編輯至"親愛的"內容時﹐因"<<姓名>>"欄位依您每封要傳送名單不同﹐而會從資料庫中抓取不同的資料﹐故"姓名"必須設為"變數欄位"。做法是執行[2.資料來源]中[取得資料/建立資料來源]選項﹐會出現"建立資料來源"的對話盒。
親愛的 <<姓名>>
先生/女士您好﹕
視窗傳真軟體第一品牌「傳訊威龍Internet 3.10版」﹐
讓您成為傳真行銷的最佳利器。
- 在[欄位列之欄位名稱]列示盒中選取您可能會使用的變數欄位名稱﹐本例只要選取"姓名"､"電話"即可﹐其它的欄位名稱可按[刪除欄位名稱]按鈕來刪除﹐然後按[確定]按鈕會出現"另存新檔"的對話盒﹐目的是將剛剛所設定"建立資料來源"的內容貯存於此檔名中。
- 存檔完後會出現下列[編輯資料來源]的對話盒﹐按[編輯資料來源"按鈕﹐即可開始輸入傳真名單的資料庫;或者您想先完成未編輯完的文件﹐可按[編輯主檔案]按鈕。
- 建議先選擇[編輯主檔案]選項﹐回到原文件編輯視窗﹐在文件上方會出現合併列印的工具列。在本範例文件中將游標停留在"親愛的"文字的後方﹐然後按[插入合併欄位]按鈕﹐選取"姓名"欄位即完成文件編輯的程序。
- 接下來您可以開始編輯資料來源﹐在[工具/合併列印]選項中按[2.資料來源/編輯]項目﹐即會出現[資料表單]對話盒﹐輸入您要傳真的對象名單﹐按[新增]按鈕可新增一筆新的名單。名單建立完畢按[確定]按鈕即完成Word的合併列印的功能。
"合併傳真"功能操作步驟如下﹕
- 合併傳真功能必須在您安裝傳訊威龍時於[確定要整合傳真於C-Word6.0/7.0]的對話盒中按[確定]按鈕﹐在Word的功能表中才會有[傳真]的功能選項。
- 執行[傳真]選項下的[合併傳真]功能﹐會出現[設定合併傳真基本資料]的對話盒﹐將您於合併列印中[資料來源]所輸入的傳真名單與傳訊威龍整合﹐如此本系統才能順利將您的文件傳真給"資料來源"中的所有名單。
- 本範例在"傳真號碼"欄應對應"電話"﹐而"姓名"欄應對應"姓名"﹐欄位對應完後按[確定]即完成合併傳真的功能。
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